Để tổ chức sự kiện hoàn hảo và tránh gặp phải lỗi, trước tiên cần có một kế hoạch tổ chức thật tỉ mỉ và các phương án phòng chống rủi ro có thể xảy ra
10 lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện hoàn hảo
Trong tổ chức sự kiện thì có vô số việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân tham gia sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thầy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ kể dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất.
>> xem thêm : tổ chức tết trung thu cho các bé, công ty tổ chức tết trung thu, cho thuê cổng hơi, tổ chức khai trương trọn gói, tổ chức khai trương giá rẻ, công ty tổ chức lễ khai trương
Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện
1. Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp.
Kiểm tra thời gian là rất quan trọng
Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.
2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm
Khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện là rất cần thiết
Thông thường bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
4. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.
5. Lên kế hoạch thất bại
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
10 lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện hoàn hảo
Trong tổ chức sự kiện thì có vô số việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân tham gia sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thầy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ kể dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất.
>> xem thêm : tổ chức tết trung thu cho các bé, công ty tổ chức tết trung thu, cho thuê cổng hơi, tổ chức khai trương trọn gói, tổ chức khai trương giá rẻ, công ty tổ chức lễ khai trương
Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện
1. Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp.
Kiểm tra thời gian là rất quan trọng
Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.
2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm
Khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện là rất cần thiết
Thông thường bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
4. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.
5. Lên kế hoạch thất bại
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.