Rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả nhất

[Phần mềm Tuyển Dụng]

Kỹ năng sắp xếp công việc luôn giúp tăng năng suất và chất lượng mỗi nhiệm vụ được giao phó. Đây được xem là kỹ năng không thể thiếu và hầu như mọi nhà tuyển dụng đều ưu tiên lựa chọn ứng viên sở hữu sẵn kỹ năng này. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả là việc mà mỗi ứng viên phải tự ý thức thực hiện. Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, đừng lo, TalentBold sẽ luôn đồng hành cùng bạn.

I. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là việc phối hợp những tố chất, năng lực của chính mình để thiết lập trình tự, thời gian, không gian cho mỗi nhiệm vụ được giao.

Kỹ năng sắp xếp công việc biểu hiện khả năng:

• Quản lý thời gian phù hợp cho từng nhiệm vụ
  
  
• Sàng lọc, thiết lập mục tiêu công việc mỗi ngày
  
  
• Lựa chọn hiệu quả phương cách hoàn thành mục tiêu
  

Người sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc giỏi luôn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả với sự chủ động cao nhất thay vì phải bị động, đối phó, chắp vá trong khối công việc ngày càng chất cao.

II. Cách rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả
Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả không phải là một kỹ năng riêng lẻ mà là sự phối hợp nhiều kỹ năng quan trọng với sự linh hoạt hợp lý. Và đây là danh sách kỹ năng thành phần mà chúng ta cần trau dồi:

1. Kỹ năng quản lý thời gian
Mỗi người chúng ta mỗi ngày đều có 24 tiếng đồng hồ như nhau nhưng có người sử dụng rất hiệu quả, hoàn thành rất nhiều việc, trong khi một số khác lại luôn cảm thấy thiếu hụt thời gian dù lượng việc hoàn thành không quá lớn. Tất cả đều nằm ở kỹ năng quản lý thời gian.

Muốn phát triển kỹ năng thành phần này, mỗi người cần xác định:

• Danh sách công việc phải hoàn thành trong ngày
  
  
• Đánh dấu những việc quan trọng, việc gấp
  
  
• Thời gian năng suất làm việc cao nhất (buổi sáng hay chiều)
  

Nếu được lựa chọn, hãy sắp xếp việc gấp hoặc quan trọng vào khoảng thời gian bạn tràn đầy năng lượng nhất. Trường hợp phải theo sự sắp xếp của đối phương, bạn hãy dành nhiều thời gian hơn cho những việc này vì khi năng lượng giảm, sự nhanh nhạy của não bộ cũng sẽ bớt đi.

Ngày nay, mạng xã hội và những cuộc tán gẫu qua ứng dụng điện thoại luôn cuốn hút người dùng. Vì vậy, khi làm việc, bạn cần tạm gác những vấn đề khiến bạn xao nhãng, phải tập trung toàn lực hoàn thành công việc trước. Bất cứ sự trễ nải nhỏ nào cũng có thể khiến kế hoạch công việc bị ảnh hưởng.

>>>> Xem thêm: Kỹ năng sắp xếp vô cùng quan trọng trong công việc

2. Kỹ năng lập kế hoạch
Nhiệm vụ sẽ phát sinh mỗi ngày, nhưng không đòi hỏi hoặc không thể hoàn thành trong ngày hôm đó mà có sự dàn trải ở nhiều ngày tiếp theo.

Vì vậy, hãy sở hữu cho mình một quyển lịch hoặc một lịch trình thời gian riêng để:

• Ghi nhận công việc và bố trí thời gian hợp lý cho các bước công việc
  
  
• Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy kiểm tra lại lịch trình cho ngày hôm sau
  
  
• Sắp xếp việc gấp lên trước, việc không gấp làm sau hoặc chuyển qua ngày khác
  
  
• Quy định thời gian tương đối cho việc hoàn thành nhiệm vụ
  

Ngoài ra, bản kế hoạch làm việc mỗi ngày nên có khoảng thời gian trống phù hợp, xem như thời gian dự phòng cho những tình huống đột xuất cần xử lý gấp. Khi đó, sự phát sinh này sẽ không ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ còn lại trong ngày.

Sở hữu bản kế hoạch hiệu quả, bạn sẽ không phải lo quên trước quên sau, bỏ sót việc quan trọng hoặc không biết nên làm gì tiếp theo.

3. Sắp xếp nguồn lực phục vụ công việc
Để hoàn thành nhiệm vụ, đôi khi cần sự phối hợp của rất nhiều bên tham gia, ví dụ:

• Nhiệm vụ của bạn sẽ bắt đầu sau khi đồng nghiệp hoàn tất nhiệm vụ của họ
  
  
• Cần sự hỗ trợ của máy móc, thiết bị
  
  
• Cần Sếp ký phê duyệt…
  

Những yếu tố này phải thuộc về bạn trước thời hạn hoàn thành công việc, vì nếu để “nước đến chân mới nhảy” sẽ khó tránh khỏi bị “ướt”. Do đó, bằng kinh nghiệm làm việc, mỗi khi nhận nhiệm vụ mới, bạn cần phải:

• Xác định ngay những nguồn lực mình cần để hoàn thành nhiệm vụ.
  
  
• Bố trí thời gian phù hợp để có được những nguồn lực đó ngay trong lịch trình kế hoạch làm việc
  
  
• Liên lạc với bên liên quan để thông báo thời gian bạn cần nguồn lực (tốt nhất nên yêu cầu trước thời hạn cuối cùng để có thời gian dự phòng)
  
  
• Thường xuyên theo dõi và nhắc nhở để không bị trễ hạn, ảnh hưởng tiến độ công việc của chính mình
  

4. Học cách trao quyền
Tự mình hoàn thành nhiệm vụ chắc chắn luôn tốt và luôn hợp ý bạn nhất, nhưng thực tế công việc ngày một nhiều, chất lượng lại đòi hỏi phải nâng cao, một mình bạn đôi khi không thể đảm đương tất cả. Vì vậy, học cách trao quyền hoặc nhờ đồng nghiệp hỗ trợ cũng là một trong những kỹ năng thành phần liên quan đến kỹ năng sắp xếp công việc.

Để rèn luyện tốt kỹ năng học cách trao quyền, bạn cần sở hữu khả năng:

• Đánh giá năng lực đối tác mà bạn sắp trao quyền
  
  
• Phân tích công việc, chỉ giao những nhiệm vụ phụ, không quan trọng
  
  
• Truyền đạt tiêu chuẩn công việc tốt để người được ủy quyền hiểu và làm đúng kỳ vọng của bạn
  
  
• Kiểm soát tốt những nhiệm vụ mình đã trao quyền thông qua bản báo cáo, hệ thống nội bộ, hỏi thăm tiến độ của đồng nghiệp…
  

Việc trao quyền hiệu quả giúp bạn có nhiều thời gian hoàn thành những việc gấp, quan trọng hoặc giải quyết những phát sinh đột xuất, trong khi những nhiệm vụ khác vẫn được hoàn thành tốt. Đảm bảo tiến độ kế hoạch làm việc, giảm áp lực công việc và có thể góp phần đào tạo đội ngũ kế thừa.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc tốt

Nội dung TalentBold chia sẻ là sự tổng hợp thành phần rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả tổng quát nhất. Mỗi ứng viên tùy theo điều kiện và năng lực thực tế còn thiếu của bản thân sẽ có sự linh động sắp xếp quy trình rèn luyện cho riêng mình. Kỹ năng này không chỉ hiệu quả trong công việc mà ở mọi khía cạnh cuộc sống đều cần thiết, vì vậy, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, mỗi người trong chúng ta đã có thể bắt đầu trau dồi kỹ năng sắp xếp công việc hữu ích này.



Trải nghiệm dịch vụ " Trợ lý tuyển dụng thuê ngoài" do TalentBold nghiên cứu, phát triển và cung cấp cho các doanh nghiệp. Phù hợp cho tất cả loại hình doanh nghiệp: Startup, Doanh nghiệp nhỏ & vừa, Doanh nghiệp lớn, Tập đoàn,....



Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: [email protected]
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet